Nos encontramos en plena era digital, donde el uso del papel que se usa diariamente en la oficina va disminuyendo. Sin embargo parece que el nivel de nuestro archivo de papelse resiste a ello, es decir seguimos almacenando y generando papel. Por ese motivo hay que cuestionarse si, ¿es posible prescindir del papel en la oficina?
Es evidente que el tipo de empresa, a que se dedique, si realiza entrega de material a clientes, si quiere disponer de sellos de calidad, y un largo etc, son factores fundamentales para generar mas o menos cantidad de papel. Para la gestión interna de una empresa no cabe duda que una simple impresora de pdf es muy efectiva para disminuir la generación de papel, aunque evidentemente por otro lado genera un sobre coste en productos informáticos, mantenimiento informático, y gestión de los permisos de accesos a determinadas carpetas para determinados trabajadores de acuerdo con la información que en ellas se almacene. Un aspecto este último también a sopesar y tener en cuenta.
Sin embargo es en la trato diario con los clientes y terceros donde el papel se resiste a desaparecer. Para muchos usuarios cuando realizan un trámite, utilizan un servicio o han realizado una compra en nuestro negocio quieren una factura en papel. La mayoría de ellos no desea que enviemos por correo electrónico cualquier documentación, sino que prefieren tenerlo en papel, aunque una vez que salgan de nuestras instalaciones no vuelvan a mirarlo de nuevo.
El miedo a perder información guardada en discos duros, hace que mucha gente siga deseando guardar dicha información en papel, así como el miedo a dar direcciones de correo electrónico para recibir documentación y acabar recibiendo todo tipo de correos comerciales.
De todas formas es muy complicado poder cambiar la gestión de una oficina, si no existe un impulso decidido por la digitalización y modernización de la empresa, la cual lleva consigo el sobre coste antes descrito, será complicado que la gestión cambie por si misma.
Buen día!
Efectivamente la utilización del papel es una gran incógnita en nuestros días. En nuestra oficina estamos intentando pasarnos a medios digitales, pero hay ciertos “dinosaurios” que se resisten al cambio, colegas que llevan muchos años trabajando con la documentación impresa y odian la actualización del proceso.
Un aparato que nos puede ser de mucha utilidad a los que nos estamos pasando a digital es éste:
https://www.youtube.com/watch?v=Y4OfTFDL59Y
Escanea a la velocidad de la luz!
Saludos!
Hola buenos días
No cabe duda de las numerosas ventajas de la digitalización frente al papel, pero hay que tener en cuenta por parte del usuario final y no se suele ocurrir muy a menudo, que pasar del papel a la digitalización en la oficina conlleva unos costes que la empresa debe de asumir. No solo hay que adquirir un escaner, hay que en muchos casos actualizar equipos informáticos, invertir en seguridad informática, copias de seguridad, mano de obra de técnico informático… etc
Hay mucha gente que sigue encontrando mas rápido y práctico ir al archivo, y consultar el documento físico que le interese, y no por eso creemos que sean dinosaurios xD pensamos que hay gustos para todo, y hay empresas que por su tipo de negocio, les puede interesar mas que a otras dicho cambio.
Gracias por comentar nuestra noticia.
Un saludo.
Me parece un error gravísimo estancarse en el papel porque “se está acostumbrado a ello”. Por esa regla de tres, seguiríamos escribiendo todo a mano. Es evidente que digitalizar la documentación ahorra tiempo y recursos, en mi empresa no cabe un concepto contrario.
Es evidente que hoy por hoy “en la pyme” existe mucho reparo a instaurar sistemas de digitalización de la documentación. Al final y por desgracia todo acaba siendo un coste que estudiar y aceptar o no y nuestra experiencia en el sector en el nido de empresas antes comentadas nos hace pensar que su instauración va a ser lenta y complicada. El papel se ve y se toca, la información en una nube o disco duro, no y por ello hay mucha gente reacia. Al final todo tiene un coste y no hay que obviar que la digitalización, la seguridad y el profesional que gestione todo eso conlleva un coste. Gracias por su comentario.